| wat | e-mailbeleid.nl |
|---|---|
| waar | onderaan een e-mail |
| waarom | omdat ‘e-mail overal zit’ |
Eerder deze week ontving ik een e-mail waarin helemaal onderaan stond: ‘Ik hanteer het volgende emailbeleid: http://e-mailbeleid.nl’. Ik was zo stom om er naartoe te gaan, want eigenlijk stelde ik er helemaal geen belang in hoe iemand anders e-mail denkt te moeten gebruiken.
Kazan, mijn nieuwe spamfilter
Ik zal de inhoud van het beleid samenvatten: Bel maar als je onmiddellijk iets van me moet, want ik kijk slechts drie keer per dag of ik mail heb. Of, nog korter natuurlijk: Bel maar als je iets moet. De opstellers van het beleid smeren dit verbluffende inzicht uit over zo’n 350 woorden. Het begint met deze merkwaardige zinnen:
De grootste aanslag op productiviteit is e-mail.
Nee hoor, dat is Facebook.
Het lezen van e-mail, het schrijven van e-mail, notificaties over e-mail.
Dat is niet echt een zin.
E-mail zit tegenwoordig overal en vraagt nogal eens wat aandacht.
Je trekt de bestekla open, en ja hoor, daar zit ook e-mail. Niet zeuren, het hoort bij je werk.
Daarom is dit e-mailbeleid opgesteld met als doel e-mail behapbaar te houden en in goede banen te leiden.
Dat klinkt heel sympathiek, maar het is geen 1998 meer, dus sla ook niet zo’n toon aan.
Vervolgens krijg je een samenvatting van het beleid, dat uit vier onderdelen bestaat, waarvan de onnozelste wel zijn:
E-mail lezen: 3 keer per dag (weekend 1 keer per dag)
E-mail replyen: Direct, mits het in minder dan 2 minuten kan
E-mail sturen: De hele dag door
Direct in contact komen? Bel of sms dan.
Sorry, heb ik toch ze alle vier genoemd.
Daarna, alsof dit niet voor zichzelf spreekt, wordt elk punt nog ’s toegelicht, met nog meer oenige constateringen. Zo is onder het tweede kopje de kreupele zin te vinden: ‘Het beantwoorden van e-mail is een tijdrovende klus geworden op sommige dagen.’ Lees de zin eens hardop voor. Wie zoiets schrijft, kan geen goede ideeën hebben.
Het zou een goede zaak zijn als mensen dit niet meer onder hun e-mail zouden zetten. Het was in ieder geval een aanslag op mijn productiviteit om het beleid te lezen.
Nee! Ik vind e-mailbeleid.nl dus NIET leuk. Niet leuk! NIET! Meh.
Dit soort dingen is ook alleen begrijpelijk voor mensen die bij echte bedrijven werken. Als je bij een startup zit of ZZP-er bent is dit inderdaad 2 sterren waard.
Want die mensen spreken een ander Nederlands dan Gustav?
Is juist een prachtig intiatief! Ik kan werkelijk depressief worden van alle email, zéker als er van die onduidelijke gedrochten tussen zitten – je bent er zo maar weer een klein half uur druk mee. Er gaan genoeg dagen voorbij dat ik tussen de 2,5 en 4 uur per dag druk ben met email. Dat is belachelijk.
Ik probeer al lang het ‘zero inbox’ principe te hanteren, maar ik hou altijd nog 15/20 zakelijke emails die ik er maar niet uit krijg. Voelt als een gevecht tegen de bierkaai.
Bellen is meestal een veel snellere optie! En via SMS/Whatsapp houden (mijn opdrachtgevers) de vraag meestal lekker kort en bondig – en kan/mag ik ook kort en bondig reageren.
“E-mail sturen: De hele dag door”
Dát dan weer wel.
De hele dag door email opsturen. Dat lijkt mij behoorlijk een aanslag op de productiviteit!
Constant je e-mail checken is inderdaad niet best voor je productiviteit, maar om ons daar écht van te overtuigen had de bedenker van dit ‘E-mailbeleid’ dat beter kunnen laten opschrijven door iemand anders dan een ‘interactie en user interface ontwerper die daarnaast ook een goed moppie code schrijft’.
Och wee, twee sterren! Er zijn altijd mensen die tijd genoeg hebben voor e-mail. Ik niet. Daarom schreef ik het e-mailbeleid. Als zelfstandig ondernemer ook nog eens. En ik weet nu niet eens of vorige zin wel een zin was. Afijn. U kunt mij mailen. Ik lees het sporadisch.
–
Hartelijke groet,
Reinier Ladan
Ik hanteer een http://e-mailbeleid.nl
Vanuit palindromisch perspectief is het jammer dat je geen Ladal heet.
+1 voor je idee en je reactie. (Is dat een onechte zin Vatsug?)
Vanuit tennisperspectief jammer dat je geen Nadal heet. Maar misschien speel je sinnet?
‘n Ezel laat Reinier taal lezen.
Ah. En Reinier heeft wel de tijd om recensiekoning.nl te lezen?
Verder is dit “emailbeleid” natuurlijk al een (relatief) oude productiviteitstruc en het kan zeker bij mensen die ‘kenniswerk’ doen (zoals dat zo mooi heet) effectief werken. Vergelijk het maar met in de bibliotheek gaan leren, zodat je minder snel afgeleid wordt dan thuis.
Lieve Reinier, niet zo op je teentjes getrapt zijn…
Je beleid ligt nogal voor de hand. Je kunt het ook open-deur-intrappen-over-emails noemen. Iedereen weet dat als je iemand direct wil spreken je moet bellen en niet moet mailen, en als iemand verwacht dat je wel direct reageert op je mail en denkt dat je constant je mail checkt, dan is diegene gewoon een beetje dom.
Daarnaast komt het ding nogal betweterig over, de manier waarop je het hebt geschreven roept irritatie en plaatsvervangende schaamte op.
Het kan ook andersom: de 100% guilt-free e-mail communication policy, te plaatsen onder elke e-mail die ik zelf verzend.
“There is no need to feel guilty when you don’t answer an email right away. Or ever. ”
Bron: http://www.fluentself.com/blog/stuff/guilt-free-email-policy/
Ik vind het een goed initiatief. Toegegeven, de meeste van ons zal het een worst wezen, daar dit voor mij bijvoorbeeld gewoon normaal is. Er zijn echter mensen die het idee hebben dat je direct dient te reageren, hetzelfde bij zaken als Whatsapp en sms. Persoonlijk doe ik dit vaak genoeg niet, en contacten die daar problemen mee hebben, die hebben daar dan maar lekker problemen mee. Dat is mijn instelling, maar er zijn nou eenmaal ook mensen die het graag uitleggen of verantwoorden aan hun contacten, en daarvoor is dit initiatief ideaal.
Dus ook al heb jij er niets aan of ben jij een persoon die wel direct op elk mailtje sprint, wil dat nog niet zeggen dat dit nutteloos is.
Overigens staat mijn mailbox heel de dag open en verwijder ik ook vaak direct de onzin, ik reageer meestal op een punt in de dag, en wat daarna binnenkomt doe ik de dag erna.
TL;DR ?
Wat ik overigens veel irritanter vind zijn die stukjes over dat je de email niet zomaar moet printen, stukjes met belachelijk veel contactgegevens en routebeschrijvingen en dergelijke onder elke email.
“E-mail zit tegenwoordig overal en vraagt nogal eens wat aandacht.
Je trekt de bestekla open, en ja hoor, daar zit ook e-mail. Niet zeuren, het hoort bij je werk.”
Bij mij zit email een lade lager, op de pannen!
Ha, is mij blij te moede dat er nog iemand anders is die het onderscheid tussen email en e-mail maakt. Het oudste spul is leuker in mijn beleving.
“Het was in ieder geval een aanslag op mijn productiviteit om het beleid te lezen.” – Dat dan weer niet. Gezien dit enig geproduceerd stukje.
Maar waarom 2 sterren?
Zo kwam ik laatst een gratis ebook tegen over ‘Het Internet Dieet’. Voornamelijk gewaardeerd door zweverige ZZP’ers die zich nog in de vorige eeuw wanen: http://winst.nl/ebooks/het-internet-dieet/
Mijn collega heeft de vreselijke gewoonte mij te mailen terwijl ze rechttegenover mij zit. Misschien antwoord ik de volgende keer maar eens met dit e-mailbeleid.
Alles wat zulke leuke stukjes (en leuke reacties op stukjes) oplevert verdient sterren, maakt niet uit hoeveel.
Bellen, dat is pas een aanslag op je productiviteit.
Maar als je de hele dag door e-mailt, dan krijg je toch ook de hele dag door antwoord per e-mail van iemand die ook de hele dag door e-mailt? Zo houd je je elkaar wel lekker bezig. Dat dan weer wel.
Iets anders: mag captcha trouwens gelegd worden bij scrabble?